Les conventions de stage s’établissent via l’application « Conventions de stages » de votre ENT.

D’une manière générale, avant de créer un établissement, vérifiez bien qu’il n’existe pas déjà dans la base : il y a un nombre non négligeable de doublons parce que la recherche n’a pas été suffisamment poussée ou précise.
Les laboratoires sont, la plupart du temps, des unités mixtes (UMR CNRS, UR IRD, etc .). La conséquence est que l’établissement d’accueil est l’organisme de tutelle de ces laboratoires, et pas le laboratoire lui-même, le laboratoire étant alors le service de l’établissement.
Exemple : pour un stage au laboratoire EPOC, UMR CNRS 5805, l’établissement d’accueil n’est pas le laboratoire mais la délégation régionale Aquitaine (DR15) dont EPOC est un service.

Ce qui va déterminer le choix de l’établissement est le rattachement de l’encadrant(e) de stage et/ou l’organisme qui va verser la gratification quand il y a lieu.
À ce propos, certains organismes, comme le CNRS, la versent forfaitairement avec un montant mensuel fixe, d’autres calculent en fonction du nombre d’heures de présence effectives, c’est une information qu’il faudra connaître pour établir la convention car ce sera demandé.

Pour les stages au centre IFREMER de Brest, le signataire est M. François GIROD, quel que soit le laboratoire rattaché à ce centre.
Pour les stages à l’IUEM, l’établissement est l’UBO, le service est le laboratoire, le signataire est le Président de l’UBO.

Le tuteur professionnel (maître de stage) doit être différent du référent pédagogique, qui est un  membre de l’équipe de pédagogique de la formation.
Il ne peut y en avoir qu’un(e) seul(e) saisi(e) dans l’application si certain(e)s insistent pour apparaître sur la convention, la seule façon est d’ajouter une signature après édition

Avant de commencer la tournée de signatures, nous vous conseillons de nous  soumettre la convention pour vérification (scolarite-iuem@univ-brest.fr).
Attention également aux délais, les organismes comme le CNRS et l’IFREMER veulent avoir les conventions de 3 semaines à 1 mois avant le début du stage. Pour les stages IUEM avec la DR 17 (délégation Bretagne-Loire) du CNRS, contactez Lionel Le Pape le plus tôt possible pour monter le dossier complet qu’il transmettra lui-même à la DR.
À propos des dates : sauf cas particuliers les stages débutent un lundi et finissent un vendredi, et pas un samedi ou un dimanche. Le temps de travail habituel est le temps de travail hebdomadaire légal, soit 35heures. Ce temps de travail peut-être différent dans un organisme à l’étranger, pour lequel le droit français ne s’applique évidemment pas.

Une fois validée par l’UBO, une convention ne peut être modifiée que par un avenant, donc pensez bien à tout ce qui va se passer durant votre stage pour éviter de créer un avenant pour une chose qui était connue avant le stage, en particulier les sorties terrain, embarquements, … .
Il faut que ces évènements soient clairement indiqués sur la convention, dans le sujet ou dans la partie « Commentaire sur le temps de travail ».

Votre couverture pendant un stage à l’étranger
Il faut distinguer deux couvertures : la couverture santé et la couverture accident du travail.

• La couverture santé dépend essentiellement du pays de destination, consultez les sites spécialisés (ameli.fr, les sites des mutuelles étudiantes,…) et prenez les dispositions ad hoc afin de ne pas risquer de vous retrouver dans des situations désastreuses.
• La couverture accident du travail vous est fournie par l’université à condition que toutes les conditions ci-dessous soient remplies :
  • être d’une durée au plus égale à 12 mois
  • ne donner lieu à aucune rémunération susceptible d’ouvrir des droits à une protection accident de travail dans le pays étranger
  • se dérouler exclusivement dans l’organisme d’accueil partie à la présente convention
  • se dérouler exclusivement dans le pays étranger cité.

Si vous avez le moindre doute, n’hésitez pas à solliciter la scolarité.