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IUEM Box : le dropbox killer à l'IUEM

Service de partage de dossiers synchronisés.

Description

La Box est un outil visant à remplacer l'usage de DropBox et autres services privés du cloud dans le cadre professionnel.

Il est déployé et maintenu à l'IUEM par les efforts de mutualisation informatique et notamment par Christophe Martin (LDO) et Jonathan Schaeffer (UMS3113).

Accès au service

Tout personnel hébergé à l'UBO et possédant une adresse électronique @univ-brest.fr peut créer un compte automatiquement, simplement en accédant au service par l'interface web.

Le personnel de l'UBO peut également inviter un partenaire de travail qui n'a pas de compte à l'UBO. Pour ce faire, il faut faire une demande au FEIRI, par mail à et en indiquant nom, prénom et adresse mail de la personne à ajouter.

Cette personne recevra un courriel d'invitation sur le service et pourra accéder aux bibliothèques. Elle pourra également utiliser le service au même niveau qu'un personnel hébergé de l'UBO, mais en s'engageant à ne l'utiliser que dans le cadre des collaborations avec l'IUEM.

Utilisation du service

Il y a deux composantes : l'interface web de gestion de vos bibliothèques et le client à installer sur vos machines (choisir la version "Desktop Clients with Shibboleth Support for University Users")

Une fois installé, la configuration pour se connecter au serveur est simplement : https://box.univ-brest.fr

Applet Seafile : configuration

Une documentation complète est disponible directement sur le service.

Partage d'un dossier avec une tierce personne

Il est possible de partager un dossier avec des personnes extérieures de l'UBO et de leur donner un accès en écriture sur ce dossier.

Pour cela, on crée une nouvelle bibliothèque sur le client, et depuis l'interface web d'administration, on peut la partager avec un autre utilisateur.

Si cette personne est extérieure à l'UBO, alors il faut qu'un compte soit créé pour elle par un administrateur. Pas de problème, il suffit de faire un mail à  .

Les modifications de chaque partie seront notifiée par le client installé chez les différents partenaires du partage.

Créer une collaboration

Il faut tout d'abord demander au feiri la création des comptes de tous les collaborateurs. Ils peuvent être extérieur à l'IUEM.

Ensuite, vous pouvez créer un groupe, y ajouter les collaborateurs, et y créer une ou plusieurs bibliothèques, en accès lecture seule ou lecture/écriture.

Cette vidéo illustre la création d'un groupe.

Édition de documents en ligne

Il est possible d'éditer à plusieurs un document dans votre navigateur internet.

Pour cela, à partir d'une bibliothèque partagée avec vos interlocuteurs, et à partir de l'interface web, créez un nouveau document. Choisissez un document au format "markdown". Vous pouvez l'éditer ensuite dans une page web.

seafile édition collaborative 01

seafile édition collaborative 02



Remplacer vos PJ de mails par un lien de téléchargement (Hors service)


Novembre 2018 :
Cette méthode n'est plus possible depuis la version 60.2 de thunderbird.
Le plugin Seafile n'est plus compatible avec les nouvelles versions de thunderbird.


 

Envoyer des pièces joints volumineuses dans les mails est une mauvaise habitude dont il est difficile de se débarasser faute d'alternatives. Nous vous proposons une configuration pour que Thunderbird remplace automatiquement vos PJ par un lien de téléchargement disponible pour vos destinataires.

Avantage : vous ne changez pas vos habitudes de fonctionnement. Vous continuez à mettre des PJ dans vos mails, Thunderbird s'occupe de faire le lien

Voici comment procéder :

  1. Installer l'extension Thunderbird. (site web du projet : tb-filelink-seafile)
  2. Configurez Thunderbird
  3. Testez

En détails, pour installer l'extension, enregistrez ce fichier sur votre ordinateur. Dans Thunderbird, ouvrez "Outils->Modules complémentaires" puis sélectionnez "Installer depuis un fichier".

filelink seafile1a

filelink seafile1b

Choisisser le fichier "seafile_for_filelink-last-tb.xpi" sur votre ordinateur puis redémarrez Thunderbird.

En détails, pour configurer Thunderbird, allez dans vos "Préférences", onglet "Pièces jointes"', onglet "Sortant" et choisissez d'ajouter un nouvel espace de partage.

filelink seafile1c

Sélectionnez le service de stockage en ligne "Seafile" et paramétrez-le comme suit :

filelink seafile2

Entrez votre mot de passe ENT (vous poouvez demander à Thunderbird de s'en souvenir) :

filelink seafile3

 ET voilà !

filelink seafile4

Il ne vous reste plus qu'à tester, voici un exemple de ce que cela donne :

filelink seafile5

 filelink seafile6

Votre correspondant n'a plus qu'à suivre le lien. Il verra une fenêtre de téléchargement de ce genre :

filelink seafile7

Notez que cette méthode convient pour l'envoi de fichiers non confidentiels. Pour partager des fichiers de façon confidentielle, mieux vaut passer par la gestion d'une bibliothèque Seafile protégée par mot de passe.



 

Quels avantages sur dropbox ?

  • Souveraineté : Les fichiers sont hébergés exclusivement sur un serveur de l'IUEM
  • Confidentialité : Il est possible de chiffrer à la source des bibliothèques partagées. Elles seront ainsi protégées par mot de passe, et chiffrée sur le serveur
  • Sécurité : Les transferts de données sont sécurisés par protocole https

Foire Aux Questions

Dans Thunderbird-file-link, combien de temps mes fichiers sont-ils disponibles ?

Les fichiers mis en liens par l'extension thunderbird sont disponibles tant que vous ne faites pas le ménage manuellement dans la bibliothèque seafile correspondante. Elle s'appelle "ThunderbirdFileLink" et vous pouvez la parcourir depuis votre interface web ou depuis le client de bureau.

Firefox refuse de télécharger l'extension tb-filelink-seafile !

On a une erreur ressemblant à ceci :

Cette extension utilise le même format que les extensions de Firefox. Ce dernier pense que l'extension est pour lui, mais nous, on veut simplement la télécharger. Comment faire ?

Sur le lien suivant, faire : "clic-droit->enregistrer la cible du lien" => l'extension Thunderbird

Est ce utilisable depuis l'extérieur de l'IUEM ?

Absolument !


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